#EndTheCCV response to agencies

Note: This letter is part of an ongoing campaign to end the use of the Canadian Common CV. The campaign began with an open letter signed by 2682 people and a cover letter sent to the leaders of three Canadian federal funding agencies on December 2, 2019. The agencies responded on December 17, 2019.

Dear Drs. Strong, Adem, and Hewitt,

Thank you for sending your response to our open letter and cover letter. Representing 2682 signatories, we asked you to please stop throwing good money after bad in pursuit of an impossible goal: a universal, standardized CV system that is easy to use for applicants and reviewers, is implementable within governmental information technology infrastructure, and also serves as a data collection mechanism. Partly because these requirements are fundamentally incompatible, the Canadian Common CV (CCV) has abjectly failed to satisfy them for nearly twenty years. We asked you to please stop using the CCV within the coming year, and offered three simple, feasible alternatives. In response, you acknowledged the accuracy of our assessment of the CCV’s limitations, but indicated you are not yet willing to consider our suggested alternatives.

We would like to be very clear that we never asked you to “invest resources to support an interim measure specifically for CV data.” Rather, we asked you to please stop trying to satisfy fundamentally incompatible design requirements, stop requiring CV data in a database, and adopt a model in which CVs are used for the purpose for which they are intended: to allow peer reviewers to assess applicants’ capabilities to conduct the proposed research. We understand that you have legacy systems that rely on specific CCV data fields (email address, institutional affiliation). We already suggested a solution to this in our cover letter: “Legacy software presents challenges. We recognize this. As discussed by email between letter authors Holly Witteman and Michael Hendricks and Adrian Mota (Associate Vice-President, Research, Knowledge Translation and Ethics at CIHR) on September 9, 2019, a potential interim solution could be to use the CCV only for such data (email, institutional affiliation). Updating only essential fields like institution and email would significantly reduce the burden of using a CCV.”

We are puzzled that you explain, “investing resources in an interim solution […] would be costly, impractical, and compromise progress in advancing other critical tri-council projects and priorities,” and then, four paragraphs later, describe how you are investing resources in an interim solution. Specifically, you list investments in software/server upgrades, adherence to accessibility standards, mobile device compatibility, and an interface that you claim is more intuitive (with no data provided to support this claim). Having some familiarity with technology costs and standards, we believe your short-term plan will cost more and accomplish less than our suggested alternatives.

Thank you for your assurances that the Tri-Agency Grants Management Solution’s CV module will meet user needs, partly due to the involvement of users throughout its design, testing, and implementation. One of us participated in the Tri-agency Client Experience journey mapping workshop on October 3, 2019 in Ottawa. Another one of us has research expertise in software usability. We hope that the process outlined for the new system will succeed. It would be helpful to the research community if you would share the timeline for the Tri-Agency Grants Management Solution. Currently, the understanding is that you anticipate launching the new system in April-June 2021, which is very soon given the contract is not anticipated to be awarded until January-March 2021.

As all available data suggest that it will be quite some time until the new CV module will be in place, we ask that you please reconsider our suggestions. If you remain unwilling to fully support the requests of the research community, we ask that you please consider some partial measures that would reduce the frustrating burden imposed on CCV users while the new system is developed.

We suggest the following partial measures to mitigate the current burden. You could make these changes effective immediately for all new competitions.

1. Stop requiring CCVs for team members who are not professional researchers in Canada. This includes international co-applicants or collaborators, patient partners, knowledge users such as health system administrators, government employees, non-governmental organizations, and industry partners. Allow teams to upload attachments (regular CVs, resumes, letters of support) instead. This is an extremely easy change from a technical perspective and would significantly reduce the ways in which the CCV currently presents barriers to high-quality research. As we noted in our open letter: “Members of the Canadian Institutes of Health Research Peer Review Working Group recommended using other documents than the CCV for collaborators (e.g., patient partners, international co-applicants) in 2016. The Canadian Institutes of Health Research accepted the working group’s recommendations. However, three years later, this recommendation has yet to be fully implemented.”
   
2. Commit to always using the same CCV version within an agency across all applications. This is not currently the case. For example, the Canadian Institutes of Health Research (CIHR) currently requires a Biosketch CV for Project Grants, yet a CIHR Academic CV is required from applicants and supervisors for postdoctoral fellowship applications. This unnecessarily increases the burden imposed on researchers.
   
3. In the new system, commit to prioritizing user needs over other requirements. Like any other system, a new CV module will be unable to satisfy incompatible requirements. Achieving high levels of usability for applicants and reviewers must be top priority. Usability should be assessed formally, using valid, accepted measures. (Those of us with academic expertise in this area would be happy to offer resources to help.) Any new CV module must prioritize the core purpose of CVs attached to a grant application: allowing applicants to easily describe their suitability to conduct the proposed research, and reviewers to easily assess the same. Any other purposes of collecting CV data are less important and should never take precedence over this top priority.

You have an opportunity to reduce burdens on applicants, reviewers, partners, and staff, and thus make research in Canada more efficient, effective, and equitable within a feasible time frame. Thank you again for your commitment to Canadian research.

Respectfully yours,

Holly Witteman, Patrick Archambault, Kristin Connor, Colleen Derkatch, Michael Hendricks, Michael Hoffman, Timothée Poisot, Andrew Pruszynski

version française

Chers Docteurs Strong, Adem et Hewitt,

Merci de votre réponse à notre lettre ouverte et à notre lettre de présentation. Représentant 2682 signataires, nous vous avons demandé d’arrêter de dépenser des fonds importants dans la poursuite d’un objectif impossible : un système de CV universel, standardisé et facile à utiliser pour les candidats, candidates, évaluateurs et évaluatrices, qui peut être mis en œuvre dans l’infrastructure informatique gouvernementale et sert également comme un mécanisme pour recueillir les données. En partie parce que ces exigences sont fondamentalement incompatibles, le CV commun canadien (CVC) a lamentablement échoué à les satisfaire depuis près de vingt ans. Nous vous avons demandé de cesser d’utiliser le CVC d’ici un an et nous vous avons proposé trois solutions simples et réalisables. En réponse, vous avez reconnu la validité de notre évaluation des limites du CVC, mais vous avez indiqué que vous n’êtes pas encore disposés à envisager les solutions de rechange que nous proposons.

Nous tenons à préciser que nous ne vous avons jamais demandé « d’investir des ressources dans une solution provisoire conçue expressément pour les données de CV ». Nous vous avons plutôt demandé de cesser d’essayer de satisfaire à des exigences de conception fondamentalement incompatibles, de cesser d’exiger des données des CV et d’adopter un modèle dans lequel les CV sont utilisés aux fins pour lesquelles ils sont conçus : permettre l’évaluation de la capacité des candidats et des candidates à effectuer la recherche proposée. Nous comprenons que vous avez des systèmes patrimoniaux qui reposent sur des champs de données spécifiques du CVC (p. ex., adresse électronique, affiliation institutionnelle.). Nous avons déjà proposé une solution à ce problème dans notre lettre de présentation :

« Les systèmes patrimoniaux présentent des défis. Nous le reconnaissons. Tel que discuté par courriel entre Holly Witteman et Michael Hendricks et Adrian Mota (Vice-président associé, Recherche, Application des connaissances et Éthique aux IRSC) le 9 septembre, une solution provisoire possible pourrait être d’utiliser le CVC uniquement pour les données comme leur courriel ou leur affiliation institutionnelle. La mise à jour uniquement des champs essentiels, comme l’institution et le courriel, réduirait considérablement le fardeau de l’utilisation d’un CVC. »

Nous sommes perplexes à l’idée que vous expliquiez que « d’investir des ressources dans une solution provisoire […] s’avérerait coûteux, difficilement applicable et compromettant sur le plan de l’évolution d’autres priorités et projets cruciaux des trois organismes » puis, quatre paragraphes plus tard, vous décrivez comment vous investissez des ressources dans une solution provisoire. Plus précisément, vous énumérez les investissements dans les mises à niveau des logiciels et des serveurs, le respect des normes d’accessibilité, la compatibilité avec les appareils mobiles, et une interface que vous déclarez plus intuitive (sans aucune donnée pour appuyer cette déclaration). Ayant une certaine connaissance des coûts et des normes dans les technologies d’information, nous croyons que votre plan à court terme coûtera plus cher et produira moins que les solutions de rechange que nous vous proposons.

Nous vous remercions de l’assurance que le module CV de la Solution de gestion des subventions des trois organismes répondra aux besoins des personnes qui l’utiliseront, en partie grâce à la participation de celles-ci tout au long de sa conception, de ses évaluations et de sa mise en œuvre. L’un d’entre nous a participé à l’atelier sur la cartographie du parcours de l’expérience client des trois organismes le 3 octobre à Ottawa. Une autre d’entre nous a de l’expertise en recherche sur la convivialité des logiciels. Nous espérons que le processus décrit pour le nouveau système sera couronné de succès. Il serait utile pour la communauté de recherche que vous partagiez l’échéancier de la Solution de gestion des subventions des trois organismes. Actuellement, il est entendu que vous prévoyez lancer le nouveau système en avril-juin 2021, ce qui est très proche étant donné que le contrat ne devrait pas être attribué avant janvier-mars 2021.

Comme toutes les données disponibles suggèrent qu’il y aura un certain temps avant que le nouveau module de CV soit en place, nous vous demandons, s’il vous plait, de reconsidérer nos suggestions. Si vous ne voulez toujours pas appuyer pleinement les demandes sincères des membres des équipes de recherche, nous vous demandons d’envisager certaines mesures partielles qui réduiraient le fardeau frustrant imposé aux utilisateurs du CVC.

Nous suggérons les mesures partielles suivantes pour alléger le fardeau actuel. Vous pourriez faire en sorte que ces changements entrent en vigueur immédiatement pour tous les nouveaux concours.

1. Cesser d’exiger des CVC pour les membres de l’équipe qui ne sont pas des chercheurs professionnels ou chercheuses professionnelles au Canada. Cela comprend les cocandidats internationaux, cocandidates internationales, collaborateurs internationaux ou collaboratrices internationales, les patients et patientes partenaires, les utilisateurs des connaissances comme les administrateurs et administratrices du système de santé, les employés et employées du gouvernement, les organisations non gouvernementales et les partenaires industriels et industrielles. Permettez plutôt aux équipes de soumettre des pièces jointes (CV ou curriculum vitae réguliers, lettres d’appui). Il s’agit d’un changement extrêmement facile d’un point de vue technique et qui réduirait considérablement la façon dont le CVC présente actuellement des obstacles à la recherche de haute qualité. Comme nous l’avons noté dans notre lettre ouverte : « Les membres du Groupe de travail sur l’évaluation par les pairs des Instituts de recherche en santé du Canada ont recommandé l’utilisation d’autres documents que le CVC pour les collaborateurs et collaboratrices (p. ex. pour les patients et patientes partenaires, les cocandidats internationaux et les cocandidates internationales) en 2016. Les Instituts de recherche en santé du Canada ont accepté les recommandations de ce groupe de travail. Cependant, trois ans plus tard, cette recommandation n’a pas encore été pleinement mise en œuvre. »
   
2. S’engager à toujours utiliser la même version de CCV au sein d’une agence pour toutes les applications. Ce n’est pas le cas actuellement. Par exemple, les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) exigent actuellement un CV biosketch pour les subventions de projet, mais un CV académique des IRSC est exigé des candidats, des candidates, des directeurs de recherche et des directrices de recherche pour une bourse postdoctorale. Cela augmente inutilement le fardeau imposé aux chercheurs et aux chercheuses.
   
3. Dans le nouveau système, s’engager à prioriser les besoins des utilisateurs par rapport aux autres exigences. Comme tout autre système, un nouveau module CV ne pourra pas répondre à des exigences incompatibles. L’atteinte de niveaux élevés de convivialité pour les candidats, pour les candidates, pour les évaluateurs et pour les évaluatrices doit être une priorité absolue. La convivialité devrait être évaluée officiellement, à l’aide de mesures valides et acceptées. (Ceux et celles d’entre nous qui ont une expertise dans ce domaine seraient heureux et heureuses d’offrir des ressources pour aider.) Tout nouveau module de CV doit prioriser l’objectif principal des CV joints à une demande de subvention : permettre aux candidats et aux candidates de décrire facilement leur aptitude à mener la recherche proposée, et aux évaluateurs et aux évaluatrices de facilement évaluer cette dernière. Tout autre objectif de la collecte des données de CV est moins important et ne devrait jamais avoir préséance sur cette priorité absolue.

Vous avez la possibilité de réduire le fardeau des candidats, des candidates, des évaluateurs, des évaluatrices, des partenaires et du personnel, et ainsi rendre la recherche au Canada plus efficiente, efficace et équitable dans un délai raisonnable. Merci encore pour votre engagement envers la recherche canadienne.

Veuillez agréer, Docteurs Strong, Adem et Hewitt, l’assurance de nos sentiments respectueux.

Holly Witteman, Patrick Archambault, Kristin Connor, Colleen Derkatch, Michael Hendricks, Michael Hoffman, Timothée Poisot, Andrew Pruszynski